KONSEP DASAR INFORMASI DAN SISTEM

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN – DAKWAH
KONSEP INFORMASI DAN KONSEP SISTEM



KONSEP INFORMASI

Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) berhubungan dengan Informasi, tetapi apakah informasi itu ?? Menurut Google Searching¹ Kata Informasi berasal dari kata Perancis kuno Informacion ( tahun 1387 ) yang di ambil dari bahasa latin Informationem yang berarti “ garis Besar, konsep, ide”. Informasi merupakan dari kata benda Informare yang berarti aktivitas dalam “ Pengetahuan yang dikomunikasikan”.

Informasi menurut Literatur SIM, Tata Sutabri, S.Kom.,MM adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakainanya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi dsb…

Informasi seperti darah yang mengalir di sebuah lembaga/organisasi atau Lembaga dakwah sekalipun. Sehingga informasi ini sangat lah penting artinya. Suatu Sistem tanpa informasi akan menjadi luruh kerdil dan akhirnya mati. SIM berhubungan dengan informasi, tetapi apakah Informasi itu ?

“ Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan ”. Sistem Pengolahan informasi mengolah data menjadi Informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya. Nilai informasi akan berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan maka informasi menjadi tidak diperlukan.

Sumber Informasi adalah Data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu kesatuan yang nyata dan merupakan suatu bentuk yang amsih mentah belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.

Contoh : Pedagang barang bekas bilang² “ Rongsokan seseorang adalah harta karun seseorang yang lain ”. Ini merupakan logika yang sama dengan data dan Informasi, yakni kita dapat mengatakan “ data seseorang adalah informasi seseorang yang lain ” . angka- angka yang terpisah itu merupakan informasi bagi setiap pegawai lainnya, tiap angka menyatakan berapa uang yang akan mereka dapatkan minggu lalu. Akan tetapi, bagi pemilik perusahaan, angka-angka tersebut adalah data pemilik ingin mengetahui total biaya gaji perusahaan dan angka-angka individual ( data ) harus diproses untuk menghasilkan jumlah biaya gaji. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh Pengolah Informasi ( Information Processor ).
Pengolahan Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam system konseptual. Pengolahan Informasi dapat meliputi elemen-elemen computer, atau non computer atau kombinasinya.

Kalau Gordon B. davis³ menyatakan Informasi adalah “ Data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang ”.

Kalau Dr. R.J. Beishon menyatakan Informasi adalah “ lebih luas artinya mnecakup isyarat dan data yang diterima manajer sehari-hariannya apakah itu tampak bersangkutan dengan pekerjaan atau tidak. Pendekatan seperti ini memandang hal-hal seperti Ekspresi wajah dan gerak isyarat sebagai informasi, demikian hal yang lebih jelas seperti memo dan pesan melalui telepon ”.

Kalau Rudi bretz dalam bukunya “ A taxonomy of communication Media “ menyatakan informasi adalah apa yang difahami⁴.
Contohnya ; Buku telepon kita ada tulisan FITRI 085697935949 berarti itu nomor HP fitri


INFORMASI PADA TAHAP-TAHAP MANAJEMEN
Setiap tahap manajemen memerlukan informasi yang berbeda yang pada gilirannya dapat berbeda pula dalam teknik atau cara penyampaiannya.

1.Informasi untuk Perencanaan ( Planning )
Yang di butuhkan manajer atau Da’I adalah :
a)Sumber yang diperlukan bagi pelaksanaan yang meliputi Mad’u, alat, Tempat, media, dana, tenaga, dan materi yang akan di sampaikan serta kepengurusan dari pelaksanaan.
b)Fasilitas untuk menggunakan sumber tersebut misalnya fasilitas dalam transportasi menuju ke tempat yang akan di datangi dll.
c)Ramalan terhadap hasil dari penggunaan sumber.
d)Motivasi para TIM pekerja yang akan melaksanakan rencna yang sedang dipersiapkan.
Bahwa sangat jelas bahwa Informasi diperlukan seorang da’I dalam waktu cepat dan tepat. Dan di lain pihak dia pun dituntut untuk menyampaikan informasi kepada orang lain secepat-cepatnya.

2.Informasi untuk Penggerak ( Actuating )
a)Kecermatan ( Accuracy ) dari isi ( materi ) pesan yang dikandung.
b)Ketepatan waktu dalam penerimaan dan penyampaian ( timeliness )
Informasi yang tidak tepat dan cermat isi pesannya dan tidak tepat diterimanya bisa menimbulkan kerugian yang besar, baik yang menyangkut Biaya tenaga maupun waktu yang mengakibatkan tidak tercapainya tujuan yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan.

3.Informasi untuk Pengawasan ( Controling )
Kiranya tak perlu di jelaskan betapa penting nya informasi terhadap pengawasan dalam manajemen. Seringnya timbul aliran-aliran sesat atau korupsi pada suatu departemen disebabkan kelemahan dalam pengawasan atau tidak adanya pengawasan sama sekali.
Fungsi pengawasan melekat pada da’I atau manajer.
Para manajer atau da’I menghendaki suatu SIM pada tahap pengawasan yang mencakup tata cara yang dapat :
a)Mencatat dan menunjukan hal-hal yang sedang berlangsung menurut jadwal pelaksanaan,
b)Meninjau lebih jauh sejauh mana kegiatan misalnya “dakwah aliran sesat” berlangsung dan kemudian melaporkan nya sehingga bisa dilakukan tindakan-tindakan korektif.

JENIS – JENIS INFORMASI
Informasi Berdasarkan persyaratan :
a)Informasi yang tepat waktunya.
b)Informasi yang relevan
c)Informasi yang bernilai
d)Informasi yang dipercaya
Informasi Berdasarkan Dimensi Waktu :
a)Informasi masa lalu
b)Informasi masa kini
Informasi Berdasarkan Sasaran :
a)Informasi individual
b)Informasi Komunitas

Penyajian data dan informasi dilakukan baik secara visual maupun dalam bentuk publikasi, dengan metode komunikasi langsung atau tak langsung. Sedangkan dokumentasi untuk menyimoan data dan informasi secara sistematis dan cermat dalam bentuk bank data ( database ). Pendokumentasian dapat dilakukan dengan cara lama (File) dan cara baru ( Komputerisasi). Contohnya perpustakaan bertalian dengan upaya pengumpulan, pemeliharaan, penyimpanan, pengaturan, dan pendayagunaan informasi.

KONSEP SISTEM

Ketika kata system digunakan dalam hubungan nya dengan operasi Lembaga keagamaan/dakwah , maka akan mengacu pada kelompok elemen yang dipadukan untuk tujuan bersama dalam mencapai beberapa tujuan.
Sistem yang terdiri dari manusia seperti Mad’u dalam suatu lingkungan mempunyai koordinasi yang kurang terbangun. Da’I dari system manusia semacam itu harus selalu memotivasi elemen mad’u tersebut agar menjalankan amal ma’ruf nahi mungkar sehingga tujuan system dapat tercapai.

Jadi gampang nya saja kursi dikatakan kursi kalau ada kayu nya kemudian pakunya kemudian kaki-kaki nya itu baru bisa dikatakan system, kayu dan paku dinamakan subsistem, atau jam tangan harus ada jarum nya tatakannya, angka-angkanya baterenya, banyak orang berpendapat bahwa elemen dari suatu system harus berfungsi secara sinkron yang sempurna , walaupun jam tangan tidak menunjukan waktu dengan tepat namun tetap dikatakan system tetapi system yang jelek.

Menurut Gordon B. davis dalam bukunya “ Management Development” yang mengatakan bahwa system terdiri dari bagian-bagian yang bersama-sama beroperasi untuk mencapai beberapa tujuan.
Dengan kata lain suatu system bukanlah merupakan suatu perangkat unsure-unsur yang dirakit secara sembarangan, tetapi terdiri dari unsure-unsur yang dapat di identifikasikan sebagai kebersamaan yang menyatu disebabkan tujuan atau sasaran yang sama ⁵.

Gordon B. Davis menyebutkan system yang ia definisikan itu system fisik ( Phsycal System ). Ia membedakan system abstrak ( abstract System ). Sistem abstrak adalah suatu susunan yang teratur dari gagasan atau konsepsi yang saling bergantung satu sama lainnya. Sebagai contoh system teologi adalah susunan yang teratir mengenai gagasan-gagasan tentang tuhan. Manusia dll…

Sedangkan system Fisik adalah seperangkat unsure yang bersama –sama melakukan kegiatan untuk menyelesaikan suatu tujuan. Jelas bahwa system fisik adalah seperangkat unsure yang bersama-sama melakukan kegiatan untuk menyelesaikan suatu tujuan. Jelas bahwa system fisik lebih konseptual yang dapat menunjukan kegiatan atau perilaku lebih jauh definisi system fisik dapat ditunjang dengan contoh :

SISTEM FISIK
DESKRIPTIF
Sistem Peredaran darah
Hati dan pembuluh darah yang mengalirkan darah ke seluruh tubuh.
Sistem transportasi
Personalia, mesin dan organisasi yang mengangkut barang.
Sistem dakwah
Ada da’I ada Mad’u Ada materi yang di sampaikan dan media yang di gunakan kemudian ada efek ( feedback) dari mad’u

Dari Definisi yang di sertai contoh tersebut dapat disimpulkan bahwa system adalah
Suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan besama-
Sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu di dalam suatu lingkungan.
Bagian-bagian atau sub-sistem- sub-sistem tersebut merupakan suatu kompleksitas tersendiri. Tetapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan itu berlangsung secara harmonis dalam keteraturan.





William A. Shorde dan dan Voich J. R dalam bukunya “ Organization and management ”
Menyebutkan 6 ciri system :

Perilaku berdasarkan Tujuan tertentu
System terorientasikan pada sasaran tetentu.
Keseluruhan
Keseluruhan melebihi jumlah semua bagian

Keterbukaan
Sistem saling berhubungan dengan sebuah system yang lebih besar, yakni lingkungan nya.
Transformasi
Bagian-bagian yang beroperasi mennciptakan sesuatu yang mempunyai nilai.
Antar Hubungan
Berbagai macam bagian harus cocok satu sama lain.
Mekanisme Kontrol
Adanya kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan system bersangkutan.

Istilah SISTEM⁶ sekarang ini memang banyak digunakan misalnya ;
Sistem Perbankan, system akutansi, system tata surya, system pendidikan dan masih banyak lagi. Sebuah system terdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk satu tujuan.

MODEL UMUM SISTEM
Model umum system adalah input, Processor, dan output. Ini sudah tentu merupakan sebuah system yang sangat sederhana, sebab sebuah system dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.

Model Sederhana Sistem

InputI


Dari Definisi tentang pengertian SISTEM ada pertanyaan :
“ Untuk apa system Diciptakan ? ” Setiap system diciptakan atau dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

Suatu system terdiri dari berbagai sub-sistem sebagai contoh computer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak.
Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih lagi atau terdiri dari komponen-komponen pendukung system itu sendiri. Subsistem perangkat keras ( hardware ) dapat terdiri dari alat masukan, alat memproses, alat keluaran, dan media penyimpanan. Subsistem-subsistem yang ada saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran system tersebut tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem tersebut terjadi sedemikian rupa sehingga dicapai satu kesatuan yang terpadu dan terintegrasi ( integrated ). Tidak kah kita membayangkan kalau saja system computer bekerja sendiri-sendiri dan tidak terintegrasi dengan baik. Kalau begitu tujuan computer tersebut tidak akan tercapai.
Definisi dari subsistem⁷ adalah system yang ada di dalam system yang lebih besar.

Contoh Sub system yang terdapat pada system informasi :
1)Subsistem Persediaan barang
2)Subsistem penjualan barang
3)Subsistem produksi
4)Subsistem keuangan
5)Subsistem personalia dan daftar gaji
6)Subsistem pembelian
7)Subsistem pengendalian
8)Subsistem perencanaan
9)Subsistem pengawasan.

Kemudian subsistem bisa di bagi menjadi lebih kecil lagi menjadi subsistem lagi. Sebagai contoh ;
Sub system personalia dan daftar gaji
1)Subsistem penyiapan data masukan catatan personalia
2)Subsistem penyesuaian file daftar gaji personalia
3)Subsistem daftar gaji harian
4)Subsistem daftar gaji bulanan.
5)Dst….


JENIS – JENIS SISTEM

Dalam teori system dapat dijumpai bukan satu dua melainkan puluhan jenis system yang diketengahkan oleh ilmuwan, namun yang erat kaitannya dengan system informasi nampaknya adalah apa yang ditampilkan oleh Gordon. B. Davis⁸ ;

Selain system abstrak dan system fisik yang telah dibahas diawal maka penjenisan selengkapnya menurut Davis adalah sbg berikut :

1.Sistem Abstrak dan system Fisik.
2.Sistem Deterministik dan system Probabilistik
a.Sistem deterministic adalah system yang dalam beroperasi nya dapat menentukan hasilnya secara pasti.
Contohnya : Program Komputer.
b.Sistem Probabilistik adalah system yang dalam operasinya tak dapat diduga hasilnya secara pasti.
Contohnya : Sebuah Korporasi/ perusahaan.


3.Sistem tertutup dan system terbuka
a.Sistem tertutup adalah system dimana tidak terjadi pertukaran buahan, informasi atau energy dengan lingkungan.
Contohnya : Komputer
b.Sistem terbuka adalah system yang memungkinkan terjadinya pertukaran bahan, informasi atau energy dengan lingkungan.
Contohnya : Sistem Biologis manusia.

















KESIMPULAN

SIM ( system informasi manajemen ) Bukan merupakan hal yang baru, dan yang baru hanyalah komputerisasinya, sebelum ada computer teknik SIM telah ada untuk memberi manajer informasi yang memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan operasi atau kegiatan dengan cara manual ( analog ).

Komputer telah menambah satu atau dua dimensi seperti kecepatan, ketelitian, dan volume data yang meningkat yang memungkinkan pertimbangan alternative-alternatif yang lebih banyak dalam suatu keputusan, yang ada di dalam suatu organisasi atau lembaga dakwah misalnya. Yang di dalamnya ada banyak unsure, orang yang mempunyai bermacam-macam peran, kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan, tempat bekerja, wewenang pekerjaan serta hubungan komunikasi yang meningkta bersama organisasi tersebut.

Telah diketahui Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Dari mana informasi tersebut bisa didapat???
Informasi dapat di peroleh dari system informasi.

Sistem informasi₉ didefinisikan :
Suatu Sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu lembaga dakwah atau organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu denagn laporan – laporan yang diperlukan.






DAFTAR PUSTAKA

1.Bretz, Rudi. A. Taxonomy of Communication Media, Educational Technology publications. Englewood clifft, New Jersey, 1971.
2.Effendy, Uchjana onong. 1989. SIM. Mandar maju. Bandung.
3.Sutabri. Tata, 2005. SIM. Penerbit ANDI, Yogyakarta
4.Google Searching tanggal 23 Oktober 2008 Pukul 16.42 WIB.
5.E.S Margianti dan D. Suryadi H.S Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Gunadarma 1996 Jakarta.